Bokfør utbetalingene i Tripletex

Denne veiledningen er for forhandlere, installatører og regnskapsførere som bruker Tripletex. Hver måned får du én importfil fra Installer.com med fakturaene dine. Du importerer filen, og bokfører utbetalingene mot avregningskontoen.

Du er	Du gjør
Forhandler eller installatør	Alle delene av veiledningen.
Regnskapsfører	Les For regnskapsføreren før den første importen.

Månedsfilen

Tripletex Journal (CSV) inneholder alle dokumentene for måneden:

• fakturaene og kreditnotaene du utstedte
• fakturaene og kreditnotaene andre utstedte til deg, for eksempel fra installatører
• den månedlige transaksjonsgebyrfakturaen fra Installer.com

Bruk bare filen som begynner med «Tripletex». De andre CSV-filene i menyen er oversikter, ikke importfiler. Filen inneholder dokumentene for én måned, etter fakturadato, og et dokument er bare med i én måned. Har måneden ingen dokumenter, får du ingen fil.

Filen for en måned ligger i Saldo, fanen Utbetalingsoversikt, i menyen Månedsoppstilling for den måneden. Den vises når måneden er over og banken har bokført alle utbetalingene som Installer.com sendte i måneden, som regel den 1. i neste måned. Vises den ikke etter noen dager, kontakter du kundestøtte. Har måneden ingen utbetaling, for eksempel bare en refusjon, vises den ikke i Utbetalingsoversikt. Kontakt da kundestøtte for å få filen.

Filen bruker formatet Mamut GBAT10. Den fører salgsfakturaene på kundereskontro og leverandørfakturaene på leverandørreskontro. To betalingsbilag på siste dag i måneden, ett for hver reskontro, betaler dem mot avregningskontoen 1579. Tripletex lukker hver faktura mot betalingen. Installer.com utsteder fakturaene når betalingen er tatt imot eller godkjent, så de er betalt gjennom Installer.com.

Sett opp Tripletex én gang

1. Gå til Regnskap → Kontoplan. Kontroller at kontoene 1500, 1579, 2400, 3000, 3001, 3002, 3100, 4500 og 7770 finnes. De er med i standard kontoplan. Mangler 3001, 3002 eller 3100, oppretter du dem med mva-kode 31, 33 og 5. Tripletex avviser en import med en konto som ikke finnes.
2. Bruker dere 1579 til noe annet, oppretter du en ledig konto uten mva, for eksempel 1577 Installer.com avregning. Skriv nummeret inn i Installer.com, som i Sett opp Installer.com én gang.
3. Gå til Kunde → Kunder/leverandører. Kontroller at ingen kunde har nummeret 19999.

Filen fører alt salg på én kunde, 19999, med navnet «Kunder via Installer.com». Har en kunde allerede det nummeret, fører importen salget på den kunden. Velg da et annet nummer i Installer.com.

Leverandørnummeret er organisasjonsnummeret. Den første fakturaen fra en installatør oppretter leverandøren med organisasjonsnummeret som leverandørnummer. Senere fakturaer fra samme organisasjonsnummer går til samme leverandør. Installer.com blir leverandør på samme måte. Tripletex beholder navnet en leverandør allerede har.

Har du allerede installatøren eller Installer.com som leverandør med et annet nummer, får du en leverandør til med samme navn. Den nye leverandøren går alltid i null, så saldoen på 2400 blir riktig.

For regnskapsføreren

Ta disse valgene før du setter opp Installer.com. Installer.com er betalings- og fakturaplattformen. Regnskapsføreren din bestemmer hvordan du bokfører og rapporterer mva.

• Kontoer. Standardverdiene følger standard kontoplan i Tripletex. De er forslag.

• Mva-koder. Hver fakturalinje har mva-satsen fra fakturaen, og filen bruker disse kodene. Tripletex beregner mva av beløpet inkludert mva.

  Sats	Salg	Kjøp
  25 %	3	1
  15 %	31	11
  12 %	33	13
  0 %	5	0

• Én mva-kode per salgskonto. Tripletex låser hver salgskonto til én mva-kode. Salg med 15 % går derfor til 3001, 12 % til 3002, og 0 % til 3100 som fritatt omsetning (kode 5). Filen støtter ikke omsetning utenfor merverdiavgiftsloven (kode 6). Kontakt kundestøtte hvis du har det.

• Innstillingene i importen. Filen bruker eksterne mva-koder, som Tripletex oversetter med tabellen Mva-innstillinger på importsiden, og reskontrokontoene 1500 og 2400 fra Konteringsregler. Ikke endre standardoppsettet.

• Transaksjonsgebyrfakturaen. Fakturaen er utstedt uten mva, fordi Installer.com anser gebyret som unntatt etter merverdiavgiftsloven § 3-6 bokstav c. Den bokføres med mva-kode 0. Ønsker du en annen behandling, endrer du bilaget etter importen.

• Én kunde for salget. Kundene betalte gjennom Installer.com, så alt salg føres på én kunde, også salg til bedrifter. Fakturanummer og kundenavn står i teksten på hvert bilag. Regnskapsføreren avgjør om dette holder for deg.

• Installatørfakturaer. Installer.com utsteder installatørfakturaen på vegne av installatøren (selvfakturering). Installatøren skal ikke sende egen faktura for det samme arbeidet.

• Datoer. Hvert fakturabilag har utstedelsesdatoen til fakturaen, i organisasjonens Tidssone. Betalingsbilagene har siste dag i måneden. Gebyrfakturaen er datert den 1. i neste måned, men bilaget får siste dag i måneden den gjelder, fordi gebyrene ble trukket da.

Sett opp Installer.com én gang

1. Velg Saldo i menyen til venstre, åpne fanen Innstillinger, og finn kortet Regnskap.
2. Sett Regnskapssystem til Tripletex og velg Lagre.
3. Kontokoder åpnes. Hvis kontoene eller numrene dine er andre enn standardverdiene under, fyller du inn dine. Velg så Lagre.

Tripletex er tilgjengelig for organisasjoner som driver i Norge. Hvis du ikke ser det, kontakter du kundestøtte. For å endre kodene senere velger du Rediger ved siden av Tripletex på kortet Regnskap.

Felt	Standard	Brukes til
Konto for kundesalg	3000, og 3001, 3002 og 3100 for salg med 15 %, 12 % og 0 % mva	Fakturaene dine til kunder
Konto for installasjonssalg	3000, og 3001, 3002 og 3100 for salg med 15 %, 12 % og 0 % mva	Fakturaene dine til forhandlere, som installatør
Konto for installatørkostnader	4500	Fakturaer fra installatører
Konto for transaksjonsgebyrer	7770	Transaksjonsgebyrfakturaen fra Installer.com
Installer.com avregningskonto	1579	Betalingen av alle fakturaene, og utbetalingene dine
Kundenummer for salg	19999	Den ene kunden for alt salget ditt

Kontoene 3001, 3002 og 3100 kan ikke endres i Installer.com. Kontakt kundestøtte hvis du trenger andre.

Dokumentasjonen av bilagene

Hvert bilag har fakturanummeret, og fakturaene ligger som PDF i Installer.com. Du har ansvaret for å oppbevare dokumentasjonen i fem år etter regnskapsårets slutt. Last derfor ned Månedlige fakturaer (ZIP), Faktura for transaksjonsgebyr (PDF) og Månedsoppstilling (PDF) fra menyen Månedsoppstilling hver måned, og lagre dem med regnskapet. Månedsoppstillingen dokumenterer betalingsbilagene og utbetalingene.

Før den første måneden

• Begynn med en måned du ikke har bokført for hånd.
• Utbetalinger i starten av den første måneden kan gjelde fakturaer du bokførte for hånd. Før dem mot kontoen du brukte før, ikke mot 1579.
• Importer hver månedsfil én gang. Tripletex avviser en fil som er importert fra før, også om du har endret kodene i Installer.com.
• Bokfør ikke fakturaene eller oppgjørsrapportene fra Installer.com i tillegg, for eksempel fra bilagsmottaket. Filen bokfører dem allerede.

Bokfør en måned

1. Importer månedsfilen

1. Last ned Tripletex Journal (CSV).
2. I Tripletex går du til Bilag → Import og velger Mamut GBAT10.
3. Sett Tegnsett til UTF-8. Tripletex setter det tilbake til ISO-8859-1 når du åpner siden og etter hver import, så sjekk det hver gang.
4. La La Tripletex generere mva-posteringene og Ekstern mva-kode “1” angir mva-koder i Tripletex uten mva være huket av.
5. Velg filen under Velg fil, og velg Importer.
6. Åpne Handlingslogg (utropstegnet øverst til høyre). Der står Filen ble importert. når importen er ferdig. Står det ikke der, åpner du Feilmeldinger (varseltrekanten ved siden av), og ser Når en import feiler.

Hele fakturanummeret fra PDF-en står i feltet for fakturanummer og i teksten på hvert bilag. Bilagene får en egen nummerserie for hver måned, for eksempel 1700001 og videre for oktober. Seriene starter på nytt hvert år.

Installer.com har allerede betalt leverandørfakturaene fra utbetalingene dine. Filen fører fakturaene og betalingen.

Gebyrfakturaen er en av leverandørfakturaene, med nummer som begynner med INST-TFI-. Blir en betaling refundert i sin helhet, beholder Installer.com gebyret. Det står på gebyrfakturaen og er trukket fra utbetalingen.

2. Bokfør utbetalingene

Hver utbetaling kommer til banken fra Adyen, med en referanse som begynner med INST-PO. Bokfør hver av dem med debet bankkonto, for eksempel 1920, og kredit 1579, på datoen banken fikk den. Bruker du bankintegrasjon, velger du 1579 som motkonto når du avstemmer utbetalingen fra Adyen. En utbetaling på 0,00 eller mindre sender ingen penger.

Uten bankintegrasjon fører du hver utbetaling som et eget bilag:

1. Gå til Bilag → Nytt bilag → Avansert bilag.
2. Sett Bilagsdato til datoen banken fikk utbetalingen, og skriv utbetalingsreferansen i Beskrivelse.
3. Sett Debet (+) til bankkontoen, Kredit (-) til 1579 og Beløp (NOK) til utbetalingen. Velg Opprett.

Avstem så banken for måneden:

1. Gå til Bank → Bankavstemming → Manuell.
2. Velg bankkontoen og måneden, og velg Oppfrisk. Utbetalingene fra Adyen står i listen.
3. På raden Utgående saldo fra kontoutskrift skriver du saldoen fra kontoutskriften i kolonnen Inn på konto. Avvik er 0,00 når alle bankbevegelser i måneden er bokført, ikke bare utbetalingene fra Adyen.
4. Huk av Godkjenn avstemming, og velg Lagre.

3. Avslutt måneden

1. Gå til Regnskap → Saldobalanse, velg måneden, og se på Utgående saldo for 1579.
2. Kontroller at tabellen under forklarer saldoen.

Saldoen på 1579 er det Installer.com skylder deg (debet), eller det du skylder Installer.com (kredit).

Saldo på 1579	Årsak
0,00	Måneden er bokført.
Debet	Penger fra denne måneden som banken får i neste måned: fakturaer fra de siste dagene i måneden, og utbetalinger som kommer til banken etter at måneden er over.
Kredit	Kostnadene og refusjonene var større enn salget i de siste dagene av måneden, og blir trukket fra neste utbetaling. Eller en utbetaling endte med underskudd, som neste utbetaling trekker fra.
Debet som står i mer enn en måned	En betaling kom aldri fram, for eksempel en Klarna-betaling som ble avvist. Kontakt kundestøtte.

Når en import feiler

Tripletex viser feilen under Feilmeldinger og importerer ingenting fra filen.

Tripletex sier	Gjør dette
Bilagsnummer … er allerede registrert	Sjekk i Bilag → Bilagsoversikt at bilagene for måneden finnes. Finnes de, er filen importert fra før. Finnes de ikke, kontakter du kundestøtte.
Regnskapskontoen finnes ikke: …	Opprett kontoen under Regnskap → Kontoplan, eller skriv inn din konto i Kontokoder i Installer.com. Importer så filen på nytt.
Ugyldig mva-kode: … Kontoen … er låst til mva-kode …	En konto er låst til en annen mva-kode enn filen bruker. Har du skrevet inn en egen konto i Kontokoder, velger du en konto med mva-koden i tabellen under For regnskapsføreren, og importerer filen på nytt. Ellers kontakter du kundestøtte.
Navn har feil tegn, for eksempel ø i stedet for ø	Tegnsett var ikke UTF-8. Beløp, kontoer og mva er riktige, men teksten på bilagene og navnet på nye leverandører har feil tegn. Filen kan ikke importeres på nytt. Rett navnet under Kunde → Kunder/leverandører, og teksten på bilagene ved behov.